Tipps & Arbeitshilfen
Ein alter und ein junger Angestellter arbeiten zusammen

Erfahrungen und Wissen weitergeben

Wenn Arbeitsverhältnisse enden, verlieren Unternehmen nicht nur Fachkräfte, sondern oft auch wertvolles Know-how. Um das zu verhindern, helfen individuelle Konzepte des Wissenstransfers. Bei der Gestaltung und Umsetzung des Transfers können Sicherheitsbeauftragte gewinnbringend unterstützen.

Beschäftigte eignen sich im Laufe ihres Arbeitslebens viel Wissen an und sammeln wichtige Erfahrungen. Dieses Wissen ist für Unternehmen essentiell. Es sichert den Erfolg und gewährleistet die Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit. Grundlegend unterscheidet man zwischen explizitem und implizitem Wissen. Das explizite Wissen lässt sich gut in Worte fassen und dokumentieren. Dazu zählt beispielsweise, wie bestimmte Arbeitsabläufe durchzuführen sind. Das implizite Wissen entsteht durch persönliche Erfahrungen, die Beschäftigte über einen längeren Zeitraum machen. Sie wissen gut, wie etwas geht, können es aber unter Umständen nur schwer erklären oder aufschreiben. Das implizite Wissen ist für die Arbeit von besonderer Wichtigkeit.

Individuelles Konzept, um Wissen und Erfahrungen im Unternehmen zu sichern

Wenn Beschäftigte kündigen oder in Rente gehen, droht das erworbene Wissen wegzufallen. Ein individuelles Konzept für den Wissenstransfer hilft dabei, dieses zu sichern und an die Nachfolgerin oder den Nachfolger weiterzugeben. Das Konzept sollte in Anlehnung an die Unternehmensstrukturen erstellt und intern einheitlich geregelt sein. Es empfiehlt sich zudem, das Konzept in der Betriebsvereinbarung festzuhalten.

Methoden des innerbetrieblichen Wissenstransfers

Für den Wissenstransfer steht eine Vielzahl von Methoden zur Auswahl. Um explizites Wissen festzuhalten und weiterzugeben, eignen sich besonders Checklisten, Arbeitsanweisungen und Ablaufbeschreibungen. Beim impliziten Wissen hingegen sind Methoden sinnvoll, die den ausscheidenden Beschäftigten zum einen helfen, sich das eigene Wissen bewusst zu machen, und zum anderen, die Arbeit zu reflektieren. Dazu zählen etwa das Storytelling oder die sogenannten Wissenslandkarten (siehe Grafik oben). Auch Methoden, bei denen der Fokus auf sozialem Wissen liegt, helfen, wichtiges Know-how weiterzugeben. Zu nennen wäre hier das Mentoring.

Weitergabe von Wissen und Erfahrungen in der Unternehmenskultur verankern

In erster Linie ist es Aufgabe der Führungskräfte, den Wissenstransfer zu sichern. Sie sollten dafür sorgen, ein Konzept zu entwickeln und eine Organisationskultur zu schaffen, in der der Wissenstransfer verankert ist. Sie sind zudem dafür zuständig, zu überprüfen, ob das Konzept auch umgesetzt wird. In größeren Unternehmen unterstützt die Personalabteilung oft die Planung und die praktische Anwendung.
Den Transfer mitgestalten. 

Sicherheitsbeauftragte können ebenfalls dazu beitragen, dass gewonnenes Wissen im Unternehmen gehalten und weitergegeben wird. Sie können aktiv bei der Gestaltung und Durchführung des Wissenstransfers unterstützen. Die persönliche Nähe zu den Kolleginnen und Kollegen sowie zum Arbeitsgeschehen ist hier von Vorteil. So können sie beispielsweise gut bei der Gestaltung von Verfahrensanweisungen und Checklisten mitwirken.

Wenn Sicherheitsbeauftragte merken, dass der Wissenstransfer verbesserungswürdig ist und infolgedessen Sicherheitsmängel zu befürchten sind, empfiehlt es sich, das Gespräch mit der Führungsebene zu suchen. Zudem können sie die Kolleginnen und Kollegen für das Thema sensibilisieren und um Feedback bitten. So erfahren sie, wo die Beschäftigten Verbesserungspotenzial in puncto Wissensweitergabe sehen – insbesondere beim Thema Arbeitssicherheit. Die Rückmeldungen sollten an die Führungsebene weitergegeben werden, um Lösungsmöglichkeiten zu finden, etwa spezielle Schulungen oder Unterweisungen.

Kurz erklärt: Drei Methoden des Wissenstransfers

1. Storytelling: Im Rahmen eines Interviews erzählen langjährige Beschäftigte den „Neuen“ ihre Erfahrungsgeschichten, z. B. Erlebnisse mit Kunden. Hintergrund: Das Gedächtnis speichert Geschichten leichter als reine Informationen. Das Gespräch wird von einer Moderatorin oder einem Moderator begleitet.

2. Wissenslandkarte: In einer Wissenslandkarte halten die Beschäftigten grafisch fest, wo welche Informationen zu ganz bestimmten Aufgaben zu finden sind. Hinweise auf Ansprechpersonen sind ebenso möglich wie Verweise auf die Ablageorte von Ablaufplänen.

3. Mentoring: Neuen Beschäftigten stehen erfahrene Kolleginnen und Kollegen als Mentorinnen und Mentoren zur Seite, etwa jene, die kurz vor der Rente stehen. Diese geben ihr Erfahrungswissen an die unerfahreneren Beschäftigten weiter. Hierbei liegt der Fokus auf sozialem Wissen, weniger auf fachlichem.

Die FU Berlin hat den Werkzeugkasten "Wissen weitergeben" mit wichtigen Instrumenten und Vorlagen zum internen Wissenstransfer konzipiert.